Política de tratamiento de datos personales

Versión 2.0 · Última actualización: 24 de septiembre de 2026.

1. Identificación del responsable

ADM — Administración, Desarrollo y Modernización (en adelante, "ADM"). NIT: 1087988044-1. Domicilio: Pereira, Risaralda, Colombia. Correo electrónico: ceo@admsigdi.com. WhatsApp: 321 629 3859. Sitio web: www.admsigdi.com.

2. Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Transmisión y transferencia: comunicación de datos a un encargado (transmisión) o a otro responsable (transferencia), dentro o fuera de Colombia.

4. Principios

ADM aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos

• Formulario de contacto: nombre o razón social, correo electrónico, teléfono, ciudad, tipo de organización, tipo de solicitud, mensaje y, de manera opcional, un archivo PDF.
• Registro de acceso anticipado a productos: correo electrónico y nombre de la organización.
• Canales directos: la información que el titular comparte por correo electrónico, WhatsApp, llamada o reunión.
• Clientes y proveedores: datos de contacto de representantes y equipos necesarios para la ejecución de contratos, facturación y soporte.
• Estadísticas propias del sitio: página visitada, página de procedencia, tipo de dispositivo y navegador, sin uso de cookies. La dirección IP se almacena cifrada de forma irreversible y no permite identificar al visitante.
• Cookies analíticas: solo cuando el visitante lo acepta en el aviso de cookies, el sitio usa Google Analytics para obtener estadísticas agregadas de uso, como país, ciudad aproximada, fuente de la visita y páginas consultadas. El visitante puede rechazarlas o retirar su consentimiento en cualquier momento.

ADM no solicita datos sensibles a través de su sitio web y sus servicios no están dirigidos a menores de edad. Si en la ejecución de un proyecto fuera necesario tratar datos sensibles o de menores, se hará con la autorización y las garantías que exige la ley.

6. Finalidades del tratamiento

• Atender solicitudes, preparar diagnósticos, propuestas y cotizaciones, y agendar reuniones o demostraciones.
• Informar sobre el lanzamiento de productos en los que el titular se registró.
• Celebrar, ejecutar y dar soporte a contratos con clientes y proveedores.
• Emitir facturación y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre productos y servicios de ADM, cuando el titular lo haya autorizado. El titular puede solicitar en cualquier momento no recibirlas.
• Elaborar estadísticas agregadas para mejorar el sitio, los productos y los servicios.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

7. ADM como encargado del tratamiento

Cuando ADM implementa, aloja o da soporte a plataformas para sus clientes, como SIGDI en entidades públicas, los datos personales registrados en ellas pertenecen a las bases de datos del cliente. En ese caso, el cliente es el responsable del tratamiento y ADM actúa como encargado. ADM trata esa información exclusivamente para prestar el servicio contratado, siguiendo las instrucciones del cliente, con deber de confidencialidad y con las medidas de seguridad pactadas. ADM no usa esos datos para fines propios ni los comparte con terceros no autorizados. Las consultas de los ciudadanos o usuarios sobre esa información deben dirigirse a la entidad u organización responsable.

8. Autorización

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, mediante la casilla de aceptación de los formularios del sitio, por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas del titular. ADM conserva prueba de la autorización. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o los requeridos por una autoridad en ejercicio de sus funciones.

9. Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes o su representante pueden ejercer sus derechos escribiendo a ceo@admsigdi.com, con el nombre completo del titular, la descripción de la solicitud, la dirección o el medio para recibir respuesta y, si es el caso, los documentos que la soporten.

• Consultas: se responden en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible atenderlas en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles, informando al interesado. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta del interesado, se entenderá que desistió.

El titular solo puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado este trámite ante ADM.

11. Área responsable

La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo de la Dirección General de ADM, por el canal ceo@admsigdi.com.

12. Transmisión y transferencia de datos

ADM puede transmitir datos a proveedores que actúan como encargados, como servicios de alojamiento web, correo electrónico y analítica, bajo acuerdos que garanticen su confidencialidad y seguridad. Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia, incluidos los Estados Unidos, por ejemplo el alojamiento del sitio y Google Analytics. Estas transmisiones se realizan conforme a la ley y con el nivel de protección que ella exige. ADM no vende ni cede bases de datos a terceros.

13. Seguridad de la información

ADM aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas están las conexiones cifradas (HTTPS), el acceso restringido y protegido por contraseña a los sistemas, el cifrado irreversible de las direcciones IP de las estadísticas propias y el almacenamiento no público de los archivos adjuntos.

14. Conservación

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los plazos que exigen las normas legales, contables y contractuales aplicables. Después se suprimen o anonimizan de forma segura.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

ADM inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la normatividad vigente se lo exija.

16. Modificaciones

ADM puede modificar esta política. Los cambios sustanciales se publicarán en esta página antes de entrar en vigor y, cuando afecten las finalidades del tratamiento, se solicitará una nueva autorización.

17. Vigencia

Esta política rige desde el 1 de septiembre de 2026 y estará vigente mientras ADM realice tratamiento de datos personales.